MODELOS DE SIMULACION PARA LA GESTION DEL CONOCIMIENTO Y SU MEDICION en Instituciones sin fines de lucro y dependencias gubernamentales
Presentación de un caso concreto desarrollado para un Museo de la ciudad de Rosario (Argentina)
Autor: Héctor L. Zamorano
Dr. en Administración (UNR)
Conceptos claves necesarios: sociedad del conocimiento; visión y misión; retroalimentación; sistema y teoría de sistemas; indicadores de gestión; modelos; simulación; diagramas causales; diagramas de flujos y stocks; capital intelectual; gestión del conocimiento.
Introducción: El hecho de que la sociedad actual es denominada sociedad del conocimiento define una situación paradigmática.
Se le ha reconocido a la información un valor estratégico primordial en las organizaciones, y por tanto, su elaboración como su utilización requiere de las personas una especial capacitación.
Toda acción de gestión requiere de procesos de retroalimentación que permitan monitorear los resultados que se obtienen, y que posibiliten acciones correctivas ante la verificación de desvíos respecto a las metas establecidas.
Tampoco puede omitirse tener en consideración que la gestión del conocimiento se llevará a cabo dentro de una estructura, donde un sistema desarrolla su accionar. Por tanto, resulta imprescindible analizar los efectos que dicha gestión puede causar en los otros elementos del sistema, como también, la manera que el resto de los elementos del sistema actúan sobre los procesos de gestión del conocimiento, ya sea por su actividad específica como por las consecuencias que sobre ellos genere las acciones de la gestión del conocimiento.
De tal manera, será importante elaborar un modelo de análisis y medición que opere sistémicamente, considerando la organización como un todo, y que permita articular las mutuas influencias entre sus elementos constitutivos.
En cuanto a los fundamentos conceptuales teóricos que sustentan todo lo relativo a la gestión del conocimiento y la medición del capital intelectual, éstos se encuentran muy bien expuestos en los numerosos aportes que se encuentran disponibles en la abundante bibliografía disponible producto del aporte de prestigiosos profesionales.
Por tanto, el presente trabajo intentará abordar el tema desde un punto de vista eminentemente práctico, tendiente a dar a conocer los aspectos esenciales de un proyecto que intenta llevar a cabo la aplicación concreta de las herramientas conceptuales y metodológicas. Se expondrá el uso de instrumentos útiles para medir la gestión del conocimiento y además, la utilización técnicas de Dinámica de Sistemas que permitan comprobar hipótesis sobre un modelo, evitando los costosos efectos de experimentar directamente sobre la realidad. (En lo referente a los conceptos fundamentales de la Teoría General de Sistemas y una de las herramientas que permiten llevarla a la práctica profesional – la Dinámica de Sistemas –
de tal forma que no resulta necesario extenderme al respecto en éste artículo, quedando a disposición de quienes así lo requieran, el material conceptual complementario dispuesto en esta misma dirección web)
Los indicadores: Una vez concretadas la visión y misión de la organización, lo que permitirá elaborar el plan estratégico de la misma, resultará necesario establecer mecanismos que permitan controlar la marcha de las actividades en congruencia con la misión establecida. Para ello resultan herramientas necesarias los indicadores.
No obstante, tales indicadores estarán mostrando el desempeño logrado, o sea, describiendo lo que ha sucedido en un período de tiempo anterior. Esto implica la necesidad de que las mediciones sean realizadas de manera que el tiempo transcurrido entre los sucesos reales y la producción del indicador que los hace visibles sea el menor posible. No obstante, queda en evidencia que los indicadores nada dicen respecto al futuro, sobre todo al mediano plazo; no resultan aptos para una acción anticipatoria del efecto de las decisiones que se tomen.
Además, al observar un comportamiento no deseado marcado por alguno de los indicadores elaborados, se tomarán medidas correctivas para volver a observar el comportamiento de dichos indicadores a la espera de una reacción positiva. De no observarse mejoras en una siguiente medición, podrían acrecentarse dichas medidas correctivas tratando de forzar una recuperación. Tal situación podría ser equívoca al no considerar los retrasos o demoras que generalmente suelen producirse en el esquema “causa – efecto”.
Los Modelos de Simulación: Los inconvenientes planteados en los dos párrafos anteriores pueden y deben solucionarse.
La Dinámica de Sistemas proporciona elementos conceptuales y metodológicos que permiten:
a) analizar los posibles efectos de decisiones a tomar en cuanto a su repercusión sobre el sistema en el mediano plazo.
b) considerar los retrasos entre la toma de decisión y el efecto de la misma.
El enfoque sistémico del modelo: El modelo a elaborar deberá permitir articular los distintos subsistemas de la organización mostrando la red de interrelaciones existente entre ellos. Además, de las relaciones causales (causa – efecto) que se detecten surgirán en forma natural las acciones a ser medidas por indicadores. Se establecerá así un permanente calibrar el modelo en base a las mediciones de los indicadores, lo que permitirá mantener permanentemente actualizada la posibilidad de simular comportamientos provocados por posibles decisiones frente a nuevas alternativas o cambios en la política institucional.
Una breve consideración al tema de los denominados Diagramas Causales: se trata de la representación de las influencias que se producen entre los elementos de un sistema, conformándose bucles o ciclos de retroalimentación.
Las relaciones causa-efecto, en los sistemas reales no se dan de manera lineal
sino de manera circular. “A” causa “B” , “B” causa “C” y “C” afecta a «A»
Construcción del Modelo: La dinámica de sistemas provee de herramientas para realizar un modelo de un sistema real. No obstante, existiría la posibilidad, totalmente aceptable, de preparar un esquema generalizador, que sea factible de ser aplicado a organizaciones homogéneas. El modelo construído y que se presenta en el presente artículo sigue al efecto el esquema conceptual propuesto por Kaplan y Norton quienes en sus publicaciones relativas a los cuadros de mando (balanced scorecard) consideran posible presentar una organización como la articulación de cuatro perspectivas:
1.- financiera
2.- clientes o público
3.- procesos internos
4.- aprendizaje y crecimiento
El Capital Intelectual: Es en ésta última perspectiva donde se resalta la importancia y el valor de la gestión del conocimiento, no solo midiendo el capital intelectual de la organización, sino además, mostrando su influencia sobre el resto de la organización como motorizadora del crecimiento del sistema todo y como elemento esencial para el logro de la misión.
El Modelo: El modelo que se presenta es simple, trata de dejar de lado complejidades que podrían existir en casos particulares.
Se prepararon en primer lugar, y al solo efecto de facilitar su comprensión, los diagramas de niveles y flujos (producidos a partir de los diagramas causales respectivos) de cada una de las 4 perspectivas antes indicadas, presentándolas como entidades autónomas. De tal manera pudo observarse en detalle el flujo de relaciones dentro de cada subsistema.
A continuación se unieron los 4 sectores apareciendo de esta manera los flujos de relaciones existentes entre ellos. Queda así evidenciado el grado de mutua dependencia de sus elementos, y cómo, una acción (decisión ) que afecte a alguno repercutirá en otro, incluso de otro subsistema.
Para poder simular éste modelo (probar el efecto de una posible decisión) resulta necesario expresar las interrelaciones de sus elementos en forma de ecuaciones matemáticas.
Una vez calibrado el sistema de ecuaciones, se podrá probar en el modelo cuál será el comportamiento de las principales variables ante algún cambio en una o varias de ellas.
Virtudes de la Simulación: Al simular el efecto de decisiones en un modelo se logra:
1.- no incurrir en los peligros de experimentar sobre la realidad
2.- observar inmediatamente los efectos de los cambios propuestos sin esperar el transcurso del tiempo para medirlos.
Conclusión: La elaboración de indicadores adecuados para medir el desempeño de la gestión en cada una de las perspectivas que componen el sistema organización permitirá un adecuado control de la marcha de la gestión, y el uso de la simulación permitirá analizar sobre el modelo las medidas correctivas que se analicen como alternativa para corregir desvíos respecto a las metas establecidas.
PRESENTACION DEL TRABAJO ELBORADO:
A continuación se presentan algunas de las partes concretas del trabajo aquí comentado:
a) el proyecto
b) los indicadores seleccionados
c) el diagrama de flujos y stocks
d) el modelo matemático
e) un simple ejemplo de simulación de dicho modelo
INFORMACION DEL PROYECTO
1.- DENOMINACION DEL PROYECTO
Modelo de Simulación y Medición del Capital Intelectual aplicado a un Museo
2.- OBJETIVOS DEL PROYECTO
a) Conformar un sistema de indicadores que permitan medir los resultados obtenidos por la institución.
b) construir un modelo de simulación que permita evaluar el efecto de cambios provocados por decisiones que respondan a diferentes alternativas que se propongan.
3.- IMPACTO ESPERADO POR LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO
a) involucrar al personal en la consecución de losobjetivos congruentes
con la misión de la institución
b) posibilitar mediante los diagramas causales el análisis de hipótesis es-
tratégicas
c) hacer tangible la interrelación entre las distintas áreas, pudiendo expli-
car su mutua influencia y el papel motorizador de la gestión del cono-
cimiento para el crecimiento institucional, y sobre todo, de que manera
el trabajo de un sector repercute en toda la institución
4.- DURACION ESTIMADA DE SU DESARROLLO: 6 á 9 meses
5.- DURACION ESTIMADA DE SU VIDA UTIL: mínimo 5 anos
6.- CRONOGRAMA DE LAS ETAPAS DEL PROYECTO
I Retrasmitir la visión de la Dirección
II Reelaborar participativamente la misión y fijar objetivos sectoriales
III Elaboración de los diagramas causales de cada área
IV Completar III con relaciones causales intersectoriales
V Definición de indicadores y forma de determinación
VI Distribución de responsabilidades para la toma de datos
VII Elaboración del diagrama de stocks y flujos
VIII Formulación del modelo matemático y calibración
IX Puesta en marcha y difusión periódica de mediciones
LISTADO DE INDICADORES SELECCIONADOS PARA EL MUSEO
AGRUPADOS POR SECTOR
| LISTADO DE INDICADORES SELECCIONADOS PARA EL TABLERO DE COMANDO | |||||
| PERSPECTIVA FINANCIERA | |||||
| INGRESOS | Monto de donaciones recibidas | ||||
| Monto de subsidios recibidos | |||||
| INFRAESTRUCTURA | Pesos presupuestados por intervención en infraestructura | ||||
| Pesos presupuestados / m2 intervenidos | |||||
| m2 intervenidos / total m2 | |||||
| m2 salas refuncionalizadas / total m2 | |||||
| m2 refuncionalizados / total m2 | |||||
| GESTION CONOCIM. | total pesos abonados por matrículas | ||||
| total pesos abonados por matrículas / horas cursos | |||||
| PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS | |||||
| INICIATIVAS | cantidad proyectos presentados por área | ||||
| cantidad muestras temporales; visitantes; tiempo duración | |||||
| cantidad actos culturales; asistentes | |||||
| GRADO AVANCE | montos de pesos recibidos / montos rendidos | ||||
| objetos restaurados / objetos a restaurar | |||||
| documentos fichados / total documentos | |||||
| objetos documentados / total objetos | |||||
| PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO | |||||
| PROFESIONALES | profesionales de planta | ||||
| contratados temporalmente | |||||
| asesores ad honorem | |||||
| profesionales / total personal planta | |||||
| profesionales que acceden a becas / total profesionales | |||||
| profesionales que realizan cursos / total profesionales | |||||
| horas cursos capacitacion / personal profesional | |||||
| PERSPECTIVA PUBLICO | |||||
| USUARIOS POTENC. | cantidad habitantes | ||||
| población escolar primaria | |||||
| USUARIOS | visitantes biblioteca | ||||
| visitantes salas (no escolares) | |||||
| visitantes escolares | |||||
| visitantes escolares / guías didácticas | |||||
| total visitas / total personal | |||||
| BIBLIOTECA | total consultas | ||||
| consultas satisfechas / total consultas | |||||
| total consultas / personal biblioteca | |||||
DIAGRAMA DE FLUJOS Y STOCK DEL SISTEMA
El diagrama permite reflejar las relaciones inter e intra-sectoriales, donde puede observarse la importancia de la Gestión del Conocimiento como motorizador de la actividad institucional. Sucesivas “corridas” del modelo de simulación permitieron corroborar ésta afirmación.
A MODO DE CONCLUSIÓN:
Se han presentado brevemente los fundamentos teóricos del trabajo expuesto. Al respecto debe haber quedado evidenciada la necesidad de poder anticipar los efectos de impulsar determinados cambios en la estructura de la institución. Para ello, se ha privilegiado como herramienta la construcción de modelos de simulación de Dinámica de Sistemas.
Esto permite además, reconocer íntimamente el conjunto de interrelaciones causales que se producen dentro de la organización, lo que resulta sumamente importante para sus directivos.
Los indicadores elaborados son útiles para el control de la gestión, pero en el desarrollo teórico de éste trabajo se han marcado algunas de las falencias y riesgos que implicaría valerse solamente de ellos.
Un aspecto importante a resaltar: el abordaje de variables cualitativas imprescindible en la consideración de un sistema de éstas características.
Las sucesivas simulaciones del modelo matemático permiten experimentar diferentes políticas y alternativas, apoyando así la toma de decisiones, minimizando los riesgos de experimentar sobre la realidad, permitiendo así impulsar o desechar proyectos con total fundamento.
El análsis de la simulación permitió corroborar la hipótesis que atribuye mayor peso a la obtención de sponsors y su afectación a capacitación, en cuanto al impacto en el nivel de capital intelectual, al menos en las actuales condiciones institucionales del Museo. Y esto se ha corroborado analizando el comportamiento no solo de la variable Capital Intelectual, sino también el de la variable Público que presentaría un crecimiento casi de la misma magnitud que el reflejado por el escenario de la hipótesis 1. Además, queda también en evidencia que ante el aumento del capital intelectual surgirán mayores requerimientos profesionales y se generarán más proyectos, tal como puede observarse en el bucle conformado por las siguientes variables: Capital Intelectual – proyectos – proyectos pendientes – contrataciones – ganado – Capital Intelectual.
Si bien éste bucle se presenta a simple vista como reforzador, su balance está determinado por el uso de una tabla que regula razonablemente la incorporación de profesionales en función de los proyectos pendientes.
Otra interesante observación puede obtenerse si se juega con distintos valores para la variable “grado de avance” (originalmente fijada en 1, con lo que se supone que los proyectos iniciados se finalizan dentro del período temporal fijado – un año). Cuando el grado de avance es superior, al finalizarse rápidamente los proyectos, los requerimientos de capital intelectual se reducen, reduciendo además la necesidad de profesionales; mientras que cuando el grado de avance trasciende un período, la acumulación de proyectos pendientes requiere de mayor cantidad de profesionales impulsando a la suba al Capital Intelectual. Aquí habría que afinar el análisis, y considerar diversos tipos de proyectos (corto, mediano y largo plazo) a efectos de corregir anomalías propias de considerarlos globalmente.
En fin, las posibilidades de combinaciones de distintas alternativas van mostrando tras las sucesivas corridas de la simulación, las reacciones del sistema simulado, permitiendo extraer conclusiones y conocer íntimamente su comportamiento.
Agradezco a las autoridades del Museo Histórico Provincial Dr. Julio Marc haberme permitido tomar conocimiento de las características del funcionamiento del mismo y que me llevó a concretar este trabajo.
ANEXO: FORMULAS DEL MODELO MATEMÁTICO
(01) becas=
personas(«gestión conocim.»)*valor agregado
Units: valor
incremento de valor del capital intelectual por becas realizadas
(02) caja= INTEG (
+ingresos-egresos,
0)
Units: pesos
monto disponible para realizar pagos
(03) capital intelectual= INTEG (
ganado-perdido,
1000)
Units: valor
evaluación del capital intelectual mediante asignación de
coeficientes sobre el conocimiento disponible
(04) coef difusion(
[(0,0)-(20,0.1)],(0,0.0005),(2,0.0007),(5,0.001),(10,0.002),(15,0.0025),(
20,0.003))
Units: porcentaje
difusión boca a boca en función de los proyectos terminados\!\!\!
(05) «coef. impacto»(
[(0,0)-(80000,0.1)],(0,0),(5000,0.002),(10000,0.0025),(15000,0.003),(20000
,0.0035),(25000,0.004),(35000,0.0045),(50000,0.005),(70000,0.0055))
Units: porcentaje
tasa del impacto de los medios de difusión en función de la
inversión en infraestructura\!\!
(06) contrataciones=
nuevos contratos(proyectos pendientes)
Units: personas
probable incorporación profesionales o renovación contratos que
vencen en función de los proyectos en ejecución
(07) donaciones=
tdonaciones(usuarios)
Units: pesos
tabla de evolución posible de las donaciones (urna, donaciones,
ventas varias, etc)
(08) egresos=
infraestructura+»gtos.funcionam.»+»gestión conocim.»
Units: pesos
suma de los diversos conceptos de salida de dinero posibles
(09) FINAL TIME = 10
Units: Year
The final time for the simulation.
(10) funcionamiento=
tfuncionamiento(Time)
Units: pesos
importe periódico de gastos funcionamiento recibido
(11) ganado=
(contrataciones*valor)+becas
Units: valor
estimación del incremento del capital intelectual
(12) ganados=
ganados B a B+»ganados p/dif.medios»
Units: personas
posible medición de incorporación de nuevos visitantes
(13) ganados B a B=
usuarios potenciales*coef difusion(«proy. finalizados»)
Units: personas
personas posibles de ser ganadas en difusión boca a boca
(14) «ganados p/dif.medios»=
usuarios potenciales*»coef. impacto»(infraestructura)
Units: personas
cálculo personas ganadas como usuarios por difusión de los
medios de obras realizadas
(15) «gestión conocim.»=
donaciones
Units: pesos
inversión prevista en incrementar el capital intelectual
(16) grado avance=
1
Units: unidades
porcentaje de concresión en el período
(17) «gtos.funcionam.»=
funcionamiento
Units: pesos
dado que el dinero recibido para gastos de funcionam. debe ser
rendido inmediatamente, son iguales
(18) infraestructura=
subsidios
Units: pesos
dado su afectación específica, los subsidios se transforman en
infraestructura
(19) ingresos=
funcionamiento+subsidios+donaciones
Units: pesos
suma de los diversos conceptos de ingresos posibles
(20) iniciativas(
[(0,0)-(4000,40)],(750,5),(900,7),(1000,8),(1200,10),(1500,13),(2000,16),
(2500,20),(3000,25))
Units: unidades
tabla de la posible evolución de los proyectos presentados en
función del capital intelectual acumulado\!\!\!
(21) INITIAL TIME = 0
Units: Year
The initial time for the simulation.
(22) nuevos contratos(
[(0,0)-(20,20)],(0,0),(2,1),(5,3),(7,5),(9,6),(11,7),(15,9),(20,12))
Units: personas
tabla probable evolución incorporaciones profesionales en
función de los proyectos en ejecución\!\!\!
(23) perdido=
retiros*valor
Units: valor
estimación de la pérdida de capital intelectual
(24) perdidos=
usuarios*tasa perdida
Units: personas
perdida de visitantes (disgusto, insatisfacción, problemas
personales, etc.)
(25) personal profesional= INTEG (
contrataciones-retiros,
10)
Units: personas
cantidad personal profesional
(26) personas(
[(0,0)-(20000,20)],(0,0),(1000,2),(1500,3),(2000,3),(3000,4),(5000,6),(7000
,8),(10000,10),(20000,15))
Units: personas
tabla de probable asistencia a becas en función del gasto en
gestión del conocimiento proveniente de donaciones\!\!
(27) «proy. finalizados»=
proyectos pendientes*grado avance
Units: unidades
cantidad proyectos finalizados
(28) proyectos=
iniciativas(capital intelectual)
Units: unidades
evolución periódica de proyectos presentados
(29) proyectos pendientes= INTEG (
+proyectos-«proy. finalizados»,
0)
Units: unidades
cantidad proyectos en curso
(30) renuncias(
[(0,0)-(10,10)],(0,3),(1,6),(2,5),(3,5),(10,5))
Units: personas
tabla probable evolución retiros y vencimientos de
contratos\!\!\!
(31) retiros=
renuncias(Time)
Units: personas
probable evolución retiros o vencimientos contratos
(32) SAVEPER =
TIME STEP
Units: Year
The frequency with which output is stored.
(33) subsidios=
tsubsidios(Time)
Units: pesos
evolución anual de los montos recibidos por subsidios
(34) tasa perdida=
0.02
Units: porcentaje
porcentaje estimado de posible perdida de visitantes sobre el
total de usuarios
(35) tdonaciones(
[(0,0)-(100000,10000)],(0,0),(1000,100),(5000,700),(10000,1000),(20000,2000
),(30000,3000),(40000,4000),(50000,5000),(70000,7000),(100000,10000))
Units: pesos
tabla posible evolución donaciones (períodos 0, 1 y 2 reales)\!\!
(36) tfuncionamiento(
[(0,0)-(10,20000)],(0,7665),(1,6134),(2,11001),(3,11000),(10,11000))
Units: pesos
monto anual recibido (períodos 0,1 y2 reales) para gastos de
funcionamiento
(37) TIME STEP = 1
Units: Year
The time step for the simulation.
(38) tsubsidios(
[(0,0)-(10,60000)],(0,41425),(1,0),(2,36500),(3,22000),(5,10000),(10,0))
Units: pesos
tabla de la posible evolución de la recepción de subsidios\!\!\!
(39) usuarios= INTEG (
ganados-perdidos,
15000)
Units: personas
visitantes no escolares
(40) usuarios potenciales= INTEG (
-ganados,
1e+006)
Units: personas
habitantes
(41) valor=
50
Units: valor
valuación estimada de capital intelectual que se incremente ante
cada incorporación
(42) valor agregado=
20
Units: **undefined**
BIBLIOGRAFIA:
ARACIL,, Javier, Introducción a la Dinámica de Sistemas, Alianza Universidad Textos, 1983
BIASCA, Eduardo R., Material del Seminario “Programa de Simulación de Tablero de Comando”, Universidad Nacional de Buenos Aires, Facultad de Ciencias Económicas, 2001
LARDENT, Alberto R., Sistemas de Información para la Gestión Empresaria, Prentice Hall (Buenos Aires), 2001
MARTIN GARCIA, Juan, Material del Curso de Postgrado “Creación de Modelos en Gestión Empresaria”, Universidad Politécnica de Catalunia, 1999
MARTINEZ Silvio REQUENA Alberto, Dinámica de Sistemas Tomo 1 y Tomo 2, Alianza Editorial, 1986
QUINTERO URIBE, Víctor M., Indicadores de Evaluación para Planes, Programas y Proyectos Culturales, II Encuentro Nacional Indicadores de Gestión Cultural, Medellín, Marzo 2001
SENGE, Peter, La Quinta Disciplina en la Práctica, Granica, 1997
SOFTWARE UTILIZADO: Vensim PLE, versión académica
Gestión de los Sistemas de Información 